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客服與回覆 可自行調整

婉拒客戶要求的回覆草稿

協助產出禮貌但清楚地拒絕客戶不合理要求的回覆，維護關係同時堅守立場。

業務行政主管

這個提示詞適合這些情況

  • 拒絕超出合約範圍的要求
  • 婉拒折扣或免費服務要求
  • 拒絕不合理的時程要求

完整提示詞

請幫我撰寫一封婉拒客戶要求的 Email。客戶的要求是：{client_request}。我們無法答應的原因是：{reason}。請用禮貌、堅定但不失溫暖的語氣，清楚說明無法配合的原因，並且（如果可以）提供一個替代方案或下一步建議 {alternative}。請不要讓對方覺得我們不在乎他們，但也不要留下可以再談判的模糊空間。

需要替換的欄位

提示詞中用 { } 標記的位置，請替換成你自己的內容。

{client_request}
客戶要求 必填
客戶希望你們做什麼
範例：要求在合約截止後兩週內免費追加修改
{reason}
無法配合的原因 必填
為什麼不能答應這個要求
範例：合約範圍已結束，追加工作需另行報價
{alternative}
替代方案（選填）
如果有，提供什麼替代方向
範例：可以提供維護方案，月費制，含每月兩小時調整

使用提醒

  • 明確說「不」，不要用「我們會盡量…」這種模糊語氣
  • 先肯定對方的需求，再說明限制，語氣比較好接受
  • 有替代方案就提，沒有就不要硬塞一個

輸出大概會長這樣

主旨：關於追加修改需求的說明

您好，

感謝您的來信。我們非常重視您對專案品質的要求。

關於您提到希望在合約截止後追加修改的請求，由於目前合約範圍已結束，此部分需要另行估價與安排時程。

我們了解這可能與您原本的期望有落差，因此想向您介紹我們的月費維護方案，每月含兩小時調整，可以幫助您持續保持網站品質，費用也較臨時估價更為划算。

如您有興趣了解詳情，歡迎與我們預約一個簡短的說明時間。

感謝您的理解，期待繼續支持您的需求。

[您的姓名]

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