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客戶投訴回覆草稿

協助快速產出專業、安撫客戶但不過度道歉的投訴回覆信件。

業務行政一般上班族

這個提示詞適合這些情況

  • 處理訂單延誤投訴
  • 回覆服務品質抱怨
  • 處理產品問題反映

完整提示詞

請幫我撰寫一封回覆客戶投訴的 Email。投訴內容是：{complaint_summary}。請用專業、誠懇但不過度道歉的語氣，說明我們已知悉問題並說明處理方式 {resolution}，預計完成時間為 {timeline}。結尾請表達願意持續溝通，但不要承諾做不到的事。請直接輸出可寄出的 Email 草稿。

需要替換的欄位

提示詞中用 { } 標記的位置，請替換成你自己的內容。

{complaint_summary}
投訴內容摘要 必填
客戶反映的主要問題是什麼
範例：訂單延遲超過兩週，且未收到任何主動通知
{resolution}
處理方式 必填
你們打算怎麼解決這個問題
範例：立即安排補寄，並提供下次購買九折優惠
{timeline}
預計完成時間 必填
解決問題的預計時間
範例：3 個工作天內

使用提醒

  • 不要用「非常抱歉給您帶來不便」這類模板話，語氣要具體且誠懇
  • 說明處理方式時要具體，避免含糊承諾
  • 若投訴涉及多個問題，建議逐條回應

輸出大概會長這樣

親愛的陳小姐，

感謝您告知這次的訂單問題。我們已確認您的訂單（#12345）確實延誤，這是我們內部物流協調出現問題所致。

我們已立即安排補寄，預計 3 個工作天內送達，並將提供您下次購買九折優惠作為補償。

後續如有任何問題，歡迎直接回覆此信或致電客服專線，我們會優先處理。

感謝您的耐心與理解。

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