客服與回覆 advanced

客訴處理回覆信與內部紀錄助手

協助撰寫給客戶的客訴處理回覆，並整理內部紀錄重點。

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這個提示詞適合這些情況

客訴處理
服務失誤補救
客戶關係維護

完整提示詞

以下是某位客戶的客訴內容與我們目前的處理狀況，請幫我產出兩個版本：1. 給客戶的正式回覆信（包含致歉、說明、解決方案、後續追蹤）；2. 給內部紀錄用的客訴摘要（包含客訴重點、處理方式、預防措施）。請維持專業、有同理心但不過度承諾的語氣。

使用提醒

建議先與相關單位確認可對外說明的範圍與補償方式。
可請 AI 標註哪些內容只能寫在內部版本，不可對外。

輸出大概會長這樣

【客戶回覆信】

主旨：關於您反映的出貨延誤問題

您好，

感謝您反映這次的出貨問題，對於造成您的不便，我們深感抱歉。

確認後，您的訂單因倉儲系統異常導致出貨延誤，已於今日優先處理，預計明日送達。我們將附上一張 NT$200 購物金作為補償。

如有任何疑問，請隨時聯繫我們。

【內部紀錄】
事件類型：出貨延誤
原因：倉儲系統異常（IT 已排查）
處理方式：優先出貨 + 購物金補償
後續追蹤：確認客戶收貨後關閉工單