很多人工作累，不一定是事情特別難，而是很多事情一直重複做。

你可能每週都要回同樣類型的問題、整理同樣格式的資料、跑差不多的交接流程，或反覆做一套差不多的內容產出步驟。問題是，這些事情雖然熟，但每次還是要重新想一次、重新排一次、重新交代一次。

這也是 AI 很適合幫忙的地方。它不一定能直接把整個流程自動化，但很適合先幫你把腦中已經會做、卻還沒寫清楚的做法整理成 SOP 草稿。

對非技術工作者來說，這很有價值，因為很多工作卡的不是能力不夠，而是流程沒有被整理出來，所以每次都只能靠記憶硬撐。

為什麼很多重複工作，做久了還是很耗能

照理說，重複做的事情應該會越做越快。

但真實情況常常不是這樣。因為很多工作雖然常做，卻沒有被整理成一套固定流程，所以每次開始時還是會出現這些狀況：

  • 忘記先後順序
  • 漏掉某個步驟
  • 每次交接講法都不一樣
  • 新同事很難快速接手
  • 自己明明做過很多次，卻還是要重新想

這代表問題不一定在執行，而是在流程沒有被外顯化。

很多人其實已經有經驗，只是這些經驗還停留在腦中，沒有變成可以重複使用的工作方法。

AI 比較適合幫你的，不是憑空發明流程，而是把你已知的做法整理出來

很多人會直接問 AI：「幫我寫一份 SOP。」

這種寫法不是完全不行，但如果前面沒有給它足夠脈絡，它產出的內容常常會太泛、太教科書、太像任何人都能寫出來的標準答案。

所以在這個場景，AI 最適合扮演的角色不是發明流程，而是整理流程。你可以請它做的是：

  • 把你原本零散的做法條列出來
  • 幫你整理成步驟順序
  • 幫你補出每一步的目的與注意事項
  • 幫你區分必要步驟與可選步驟
  • 幫你轉成適合交接、教學或自用的版本

當你這樣用，AI 就比較像一個幫你把工作經驗寫清楚的整理助手，而不是空想顧問。

一個比較好用的 SOP Prompt，至少要交代這些事

如果你想請 AI 幫你整理流程，可以先補上這些資訊：

  • 這個 SOP 是做什麼任務
  • 主要使用對象是誰：自己、新同事、團隊、外包合作方
  • 目前你通常怎麼做
  • 哪些步驟一定不能漏
  • 哪些地方最容易出錯
  • 你希望輸出成什麼形式：條列版、步驟版、教學版、檢查清單版

例如你可以這樣寫：

「以下是我平常整理每週專案進度報告的做法，請幫我整理成一份 SOP 草稿，格式包含：1. 任務目的；2. 執行步驟；3. 每一步需要的資料；4. 容易出錯的地方；5. 最後檢查清單。這份 SOP 是要給新同事接手用，所以請寫得清楚、實用、不要太抽象。」

這樣 AI 才比較知道，你不是想要一份漂亮模板，而是要一份真的能被拿來操作的流程草稿。

一個更實際的做法：先丟你平常的做法，再請 AI 幫你整理成 SOP

很多人卡在 SOP，不是因為不會做，而是不知道怎麼「寫成 SOP」。

比較實際的做法通常不是從零開始寫，而是先把你平常會做的步驟用口語講出來，再請 AI 幫你整理。

例如你可以先丟這種素材：

  • 我通常先做什麼
  • 做到哪裡會確認什麼
  • 哪個步驟最容易漏
  • 如果遇到例外怎麼處理
  • 最後交付前會檢查哪些東西

當你先把原始做法講出來，AI 才比較有機會幫你轉成真正接地氣的 SOP，而不是一份看起來很完整、實際上沒人照著做的文件。

SOP 最有價值的地方，不是看起來正式，而是下次可以少想一次

很多人一想到 SOP，就會覺得那是很正式、很大公司的東西。

但對大多數知識工作者來說，SOP 最實際的價值其實很簡單：讓你下次不要再從頭想一次。

所以你在請 AI 幫忙時，可以特別要求這幾件事：

  • 步驟要清楚，不要過度抽象
  • 盡量保留真實工作順序
  • 補上常見錯誤與提醒
  • 最後附一份檢查清單

當輸出變成這種形式，SOP 就不會只是文件，而比較像一份真的能幫你減少失誤、降低摩擦的工作輔助。

什麼時候不要完全相信 AI 幫你整理的 SOP

這裡也很重要。AI 很會把流程寫得漂亮，但不代表每一步都真的符合你的現場。

尤其是這幾種情況，你要特別自己確認：

  • 有沒有少掉你平常一定會做的關鍵步驟
  • 某些例外情況是否被忽略
  • 時間順序有沒有被排錯
  • 某些內部規則是否只有你們公司才適用

AI 能幫你把流程寫清楚，但最後那個「這份 SOP 到底能不能真的照做」，還是得回到你的工作情境。

所以最穩的做法是：

  • 讓 AI 先整理第一版
  • 你自己照著走一次
  • 把不合理、漏掉或太空泛的地方補回去

一個非技術工作者真的用得上的 SOP Prompt 模板

你可以先從這個版本開始：

SOP 整理模板：
以下是我目前執行這項工作的做法與筆記。
請幫我整理成一份清楚、可執行的 SOP 草稿。
請包含：

  1. 任務目的
  2. 執行步驟（依順序）
  3. 每一步需要的資料或工具
  4. 常見錯誤或注意事項
  5. 最後檢查清單
    這份 SOP 的使用對象是：{自己 / 新同事 / 團隊}
    請寫得清楚、實用、像真的會照著做，不要太抽象，也不要自行補出我沒提到的重要條件。

這個模板的重點，不是讓 AI 自己想像一套完美流程，而是幫你把已經在做的事情整理成更可重複使用的版本。

先讓 AI 幫你整理第一版 SOP，比每次都靠記憶更可靠

對很多上班族來說，真正浪費時間的不是工作本身，而是每次都要重新回想自己之前怎麼做。

而 AI 在這個場景最實際的價值，就是先幫你把那些已經做過很多次的事情整理出來。你不用一開始就追求完美，也不用一次把系統搭很大。

你只要先把常做的事情整理成第一版 SOP，下次再做時，就會明顯感受到差別：比較不容易漏，比較容易交接，也比較容易進一步優化。

這比一開始就談自動化，更接近真正能落地的第一步。

下一步

如果你想把這件事做得更順，可以先從三種最常重複的任務開始整理：

  • 每週固定產出的工作
  • 常見交接流程
  • 經常要重複說明的任務

當你把這些高頻工作先整理成 SOP 草稿，之後不管是自己重做、交給同事，還是進一步串自動化，都會順很多。

這也是提示詞大補帖最值得累積的方向：不是只有生成內容，而是幫你把工作慢慢變成可重複、可交接、可優化的流程。