很多人做簡報，最痛苦的不是最後排版，而是前面那一段：資料很多、腦中有一些想法，但不知道怎麼整理成一個可以講的結構。
尤其是你要報告進度、提案、做內部分享，常常會卡在同一個地方：我到底該先講什麼？後面怎麼接？這頁要不要放？這份簡報的主線到底在哪裡？
這也是 AI 很適合幫忙的場景。它不一定能直接幫你做出最終版簡報，但很適合先把散亂資料整理成一個可以開始做的 PPT 骨架。
對多數非技術工作者來說，這個幫助很大，因為真正卡住你的，往往不是 PowerPoint 操作，而是「怎麼把內容變成結構」。
為什麼很多人做簡報會卡很久
簡報難的地方，不只是把資料塞進投影片，而是你要同時處理三件事：
- 你想傳達什麼
- 對方最在意什麼
- 這些內容要用什麼順序講才容易懂
如果這三件事沒想清楚，就很容易發生這種情況：
- 資料很多，但沒有主線
- 每頁都有內容，但整體不順
- 想講的很多，最後變成資訊堆疊
- 做完之後自己都覺得很散
所以，做簡報真正花時間的，通常不是製作頁面，而是前面的整理與取捨。
AI 比較適合幫你的，不是直接做完整簡報，而是先搭骨架
很多人一開始會直接對 AI 說：「幫我做一份簡報。」
這種寫法不是完全不行，但它通常會給你一份看起來完整、實際上很 generic 的內容。因為 AI 不知道你的受眾是誰，不知道這份簡報的目的，也不知道你要說服、回報、提案，還是只是資訊整理。
所以在簡報這個場景，AI 最適合幫你的，不是一步到位，而是：
- 幫你整理簡報主題與目的
- 幫你把資料分成幾個段落
- 幫你排出投影片順序
- 幫你給每一頁一個明確標題
- 幫你先做出一份可修改的簡報骨架
當你這樣用，它就會從「會亂吐內容的工具」變成「先幫你整理邏輯的助手」。
一個比較好用的 PPT Prompt，至少要有這些資訊
如果你想請 AI 幫你整理簡報，可以先交代這些內容：
- 簡報主題是什麼
- 這份簡報是要給誰看
- 簡報目的：提案、報告、說服、更新進度、內部分享
- 你手上有哪些資料或重點
- 希望輸出的形式：簡報大綱、每頁標題、每頁重點、講稿草稿
- 頁數限制：例如 5 頁、8 頁、10 頁內
例如你可以這樣寫：
「我需要做一份給主管看的專案進度簡報，主題是 4 月 AI 內容專案進展。請根據以下資料，幫我整理成 6 頁內的 PPT 大綱。每頁請包含：頁面標題、這頁要講的 2 到 4 個重點、建議順序。語氣請清楚、商務、簡潔，重點放在進度、成果、風險與下一步。」
這樣 AI 會比較知道，你不是要一堆漂亮句子，而是要一份能開始做投影片的結構。
一個更實際的做法：先請 AI 排順序，再補內容
很多人做簡報時，一開始就想把每一頁內容都寫完整，結果反而很容易卡住。
比較實際的做法通常是兩步：
- 先請 AI 幫你排出簡報順序
- 再逐頁補內容
例如你可以先問：
- 這份簡報最適合怎麼分段？
- 第一頁到最後一頁應該怎麼排？
- 如果只能講 5 頁，最重要的是哪幾頁？
當順序先出來之後，你的大腦負擔會小很多，因為你不再同時處理「順序、標題、內容、措辭」四件事。
這也是 AI 最適合幫你的地方：先把結構搭出來，再讓你往裡面填。
簡報最有價值的部分，通常不是字很多，而是主線清楚
很多人以為簡報做不好，是因為內容不夠完整。
但實際上，很多簡報的問題反而是內容太多，主線不夠清楚。
所以你在請 AI 幫忙時，可以特別要求這幾件事：
- 每頁只保留一個主要訊息
- 頁面之間要有順序感
- 幫我刪掉重複或不必要的資訊
- 如果內容太多，請幫我濃縮成決策者看得懂的版本
當你這樣要求，AI 產出的東西就比較不會只是「把資料展開」，而會更像「把資料整理成可講的故事線」。
什麼時候不要直接照抄 AI 給你的簡報大綱
這裡也很重要。AI 可以幫你搭骨架，但不代表那個順序就一定最適合你的情境。
尤其是這幾種情況，你要特別自己判斷：
- 主管其實最在意的不是你以為的重點
- 客戶會議需要先講結論，不適合慢慢鋪陳
- 提案簡報需要先講價值，不是先講背景
- 內部報告要先講風險，不是先講成果
也就是說，AI 很會整理「看起來合理」的結構，但你還是要判斷「哪一種順序最適合眼前這個人」。
所以最穩的做法是：
- 讓 AI 先排第一版骨架
- 你再根據受眾調整順序
- 最後再補成真正要講的版本
一個非技術工作者真的用得上的簡報 Prompt 模板
你可以先從這個版本開始：
PPT 大綱整理模板：
我需要做一份簡報。
簡報主題：{主題}
受眾：{主管 / 客戶 / 同事 / 跨部門}
簡報目的：{提案 / 報告進度 / 分享 / 說服}
已知資料與重點：{條列貼上}
頁數限制：{5 頁 / 8 頁 / 10 頁內}
請幫我整理成簡報大綱。
每頁請包含：
- 頁面標題
- 這頁要講的重點
- 建議排序原因（可簡短）
如果內容太多，請優先保留最重要、最有決策價值的資訊。語氣請清楚、商務、簡潔。
這個模板的價值，不是在於它很厲害，而是在於它能幫你快速把資料變成一個可開始工作的骨架。
先讓 AI 幫你搭骨架，比你從空白頁硬想更有效率
對很多上班族來說，簡報最卡的不是美編，而是開頭。
你可能知道自己要講什麼，也有資料，但就是很難從零開始決定順序與結構。這時候 AI 最實際的作用，就是先幫你搭出一份可修改的大綱。
它不會取代你的判斷，但它可以幫你先把空白頁變成第一版。只要第一版出來，後面很多事就會快很多。
這比期待 AI 一次幫你生出完美簡報，更接近真正的工作現場。
下一步
如果你想把簡報這件事做得更順，可以先收幾組你最常用的模板，例如：
- 專案進度報告
- 提案簡報
- 內部分享
- 問題分析與解法說明
- 成果回顧與下一步規劃
當你把這些高頻場景整理成模板之後，簡報就不再是每次從零開始，而會慢慢變成一個可複製的工作流程。
這也是提示詞大補帖最值得做的地方：不是讓你看到很多 prompt，而是讓你每次真的用得上。
