營運流程異常處理 SOP 助手
為營運中的異常情境撰寫標準處理流程。
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這個提示詞適合這些情況
- 營運手冊
- 客服升級流程
- 風險管理文件
完整提示詞
以下是某個營運流程中可能出現的異常情境描述與目前處理方式，請幫我整理成一份異常處理 SOP。請分成：1. 異常情境定義與觸發條件；2. 第一時間應該做的事（含誰負責）；3. 判斷與分流標準；4. 各情境的處理步驟；5. 處理完成後的紀錄與回報要求。請用條列與流程圖文字描述方式撰寫。使用提醒
- 可先列出過去真實發生的案例，AI 會幫你抽象化成通用 SOP。
- 若異常涉及多個系統或部門，請明確標註權責與交接點。
輸出大概會長這樣
【異常處理 SOP】電商訂單出貨延誤 觸發條件：訂單出貨時間超過承諾時間 24 小時 步驟一：確認原因（15 分鐘內） □ 查詢倉儲系統確認庫存狀態 □ 確認物流是否有異常 □ 記錄原因代碼（庫存不足 / 系統異常 / 物流延誤） 步驟二：通知客戶（30 分鐘內） □ 發送致歉信（使用模板 CS-003） □ 說明預計出貨時間 □ 提供補償選項（購物金 or 加急出貨） 步驟三：後續追蹤 □ 確認貨物實際送達 □ 更新工單狀態 □ 若同原因發生超過 3 次，提交改善報告